会議の議事録を正確に作成するには、正確な録音が欠かせません。
しかし、意外と見落とされがちなのが「どうやって録音するか」という体制の設計です。録音の方法を誤ると、あとからどれだけ丁寧にテープ起こしをしても、原稿の品質は上がりません。
この記事では、会議の録音体制を3つの選択肢に整理し、それぞれのメリット・デメリット、そしてどのような会議にどの体制が適しているかを解説します。
会議の録音は、なぜ難しいのか
「ICレコーダーを置いておけばいい」と思われがちですが、実際にはそう単純ではありません。会議の録音を難しくする要因は、いくつもあります。
参加人数が多いと、全員の声を均一に拾えない
20名前後の委員会や審議会では、発言者とレコーダーとの距離がまちまちです。近くの人の声は大きく録れても、対角に座る人の声はほとんど入っていない、ということが起こります。
会場の環境がノイズを生む
エアコンの送風音、プロジェクターのファン音、隣室からの音漏れ、椅子を引く音。会議室には、普段は気にならない雑音が数多くあります。これらが録音に混入すると、発言の聞き取りが著しく困難になります。
発言者が誰かわからない
録音データを再生しても、声だけでは「この発言は誰のものか」を特定できないことがあります。特に、初めて参加する委員が多い会議や、声質が似ている出席者がいる場合、発言者の特定は非常に難しくなります。議事録において「誰が何を言ったか」は極めて重要な情報ですが、録音だけではこれを担保できません。
録音係と会議運営の兼任が難しい
事務局の担当者が録音機材の管理と会議の進行を同時にこなすのは、大きな負担です。資料の配布、出席者の対応、議事の進行に追われる中で、「録音がきちんと動いているか」を常時確認するのは現実的ではありません。
録音体制の3つの選択肢
会議の録音体制は、大きく3つに分けられます。
A）自前で録音する
事務局がICレコーダーやスマートフォンを用意し、会議室に設置して録音する方法です。最も手軽で、コストもかかりません。少人数の打合せや、社内の定例会議であれば、この方法で十分に対応できる場合もあります。
ただし、先に述べたとおり、参加人数が多い会議や広い会場では、録音品質に限界があります。また、録音データをもとに議事録を作成する場合、文字起こしの手配は別途必要になります。
B）Web会議ツールの録音機能を使う
Zoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールには、標準で録音・録画機能が搭載されています。オンライン会議であれば、ボタン一つで録音を開始できるため、手軽さの面では最も優れています。
ただし、この方法にも課題があります。回線の不安定さによる音声の途切れ、ハウリングやエコーの発生、そしてハイブリッド会議（会場参加者＋オンライン参加者）の場合に会場側の音声品質が低くなりやすいという問題です。また、発言者の自動判別はツールによって精度にばらつきがあり、議事録作成の段階で発言者の特定に苦労するケースも少なくありません。
C）専門業者に録音から議事録作成まで一括で依頼する
録音の専門技術者が会議の現場に常駐し、プロ仕様の機材を使って収録を行い、そのままテープ起こし・議事録作成まで一貫して対応する方法です。Web会議の場合は、技術者がオンライン会議に参加して収録と発言者記録を行います。
コストは他の方法より高くなりますが、録音品質・議事録の精度・事務局の負担軽減のすべてにおいて、最も確実な選択肢です。
3つの選択肢を比較する
それぞれの特徴を整理すると、以下のようになります。
| A）自前で録音 | B）Web会議ツール | C）一括外注 | |
|---|---|---|---|
| コスト | 低い | 低い | 高い |
| 録音品質 | 会場・機材次第 | 回線次第 | 安定して高い |
| 発言者の記録 | なし | ツール依存 | あり（人が記録） |
| 事務局の負担 | 大きい | 中程度 | 小さい |
| 議事録の精度 | 録音品質に左右 | 録音品質に左右 | 高い |
| 向いている場面 | 少人数の社内会議 | 全員がオンラインの会議 | 正確な記録が必要な会議 |
コストについて補足をすると、あくまで上記のコストは金銭的コストであり、自社の担当者が録音・記録、議事録作成を行うことの時間的コスト、知的コストを含めれば、A）自前で録音とB）Web会議ツールのコストはかならずしも「低い」にはなりません。
C）一括外注によって、金銭的コストの代わりに時間的・知的コストを最小化して精度の高い原稿を得ると考えるのが自然です。（予算さえ許せば、そのほうが生産性が高いと言えます。）
録音体制の4つの判断基準
どの録音体制が適切かは、会議の性質によって異なります。以下の4つの基準で判断すると、選びやすくなります。
1. 会議の重要度
審議会、委員会、取締役会、株主総会など、議事録が公式記録として残る会議では、録音の失敗は許されません。「録音できていなかった」「聞き取れない箇所が多い」という事態は、会議の運営そのものへの信頼に関わります。こうした会議では、C（一括外注）が最も確実です。
2. 参加人数と会場の規模
5名以下の少人数であれば、ICレコーダー1台でも十分に対応できる場合があります。しかし、10名を超える会議、特に20名前後の委員会形式の会議では、レコーダー1台では物理的に全員の声を拾いきれません。参加人数が多いほど、C（一括外注）の効果が大きくなります。
3. 議事録の用途
社内の情報共有用メモであれば、多少の聞き取り不能箇所があっても大きな問題にはなりません。しかし、自治体の公開資料として公表される議事録、裁判の証拠として使われる記録、研究論文の根拠となるデータなど、正確性が求められる用途では、録音品質への投資は十分に合理的です。
4. 発言者の特定が必要かどうか
「○○委員が□□と発言した」という形式の議事録が求められる場合、録音データだけでは発言者を特定できないことがあります。C（一括外注）では、録音と同時に記録係が発言者をメモするため、発言者ごとに区分された原稿が作成可能です。これは自前録音やWeb会議ツールの録音では実現が難しい点です。
「録音から議事録まで一括で任せる」という方法
ここまで3つの選択肢を比較してきましたが、正確な議事録が求められる会議においては、録音から議事録作成までを一括で専門業者に依頼する体制が、最も確実です。
弊社「テープ起こし専門タイナーズ」の出張録音サービスでは、以下の体制で会議の記録をお引き受けしています。
録音の専門技術者が会場に常駐
プロ仕様の収録機材を持って現場に伺い、会場の広さ・配置・反響を見極めた上で、最適な場所にレコーダーを設置します。収録中は技術者が常駐し、環境の変化に即応して機材を調整します。
発言者を記録
録音と同時に、記録係が「誰がいつ発言したか」をメモします。このメモをもとに原稿を作成するため、発言者ごとに区分された、読みやすい議事録が出来上がります。
録音品質を熟知した者がテープ起こし
収録した音声データは、そのまま弊社のテープ起こし部門で原稿化します。当日の録音状況を熟知した者が文字起こしを行うため、聞き取り不能箇所が極めて少ない、精度の高い原稿をお届けできます。
事務局の負担を大幅に軽減
録音機材の手配、設置、録音中の監視、文字起こしの手配——これらすべてが不要になります。事務局は会議の運営に集中していただくだけです。
Web会議にも対応
オンライン会議の場合は、弊社の技術者がZoom・Teams等に参加して収録と発言者記録を行います。対面会議と同じ品質の議事録をお届けできます。
東京、大阪を中心に、毎月多数の実績があります。委員会・審議会・講演会・シンポジウムなど、正確な記録が求められるあらゆる会議に対応いたします。
まとめとして
会議の議事録の品質は、録音の段階で決まります。
少人数の社内会議であれば、ICレコーダーやWeb会議ツールの録音機能で対応できます。しかし、参加人数が多い会議、公式な記録が求められる会議、発言者の特定が必要な会議では、録音から議事録作成までを一括で専門業者に任せることで、確実に高品質な記録を残すことができます。
「次の会議の議事録、どうやって作ろうか」と悩んでいる方は、録音体制の見直しから始めてみてください。
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