会議を録音した。議事録を作るために、あとから再生してみた。ところが、使い物にならない・・・。
これは決して珍しい話ではありません。
録音さえしておけば議事録は作れる、と考えるのは自然なことです。しかし実際には、「録音したのに文字起こしできない」という事態は頻繁に起きています。
問題は、文字起こしの工程ではなく、録音の段階にあります。この記事では、会議録音でよくある失敗パターンとその原因、そして根本的な解決策を解説します。
よくある失敗パターン
会議の録音が「使えない」状態になるケースには、いくつかの典型的なパターンがあります。
遠い席の声が入っていない
ICレコーダーやスマホを机の中央に1台置いた場合、レコーダーに近い人の声はクリアに録れますが、対角の席に座っている人の声は極端に小さくなります。20名前後の委員会のように、長机を「口の字」や「コの字」に配置する会議では、レコーダーから数メートル離れた席の発言がほぼ聞こえないということが起こります。
また、そもそもそのICレコーダーやスマホの収音能力は十分なのか、という問題もあります。
空調や機材のノイズに声が埋もれる
エアコンの送風音、プロジェクターのファン音、普段は気にならないこれらの音が、録音データ上では驚くほど大きく入ります。人間の耳は無意識にノイズをフィルタリングしていますが、レコーダーにはその能力がありません。発言もこれらのノイズも、まったく同じ状態で録音されてしまい、何を言っているのか判別できないケースは非常に多いです。
複数人の同時発言が判別できない
活発な議論が行われる会議では、発言が重なる場面が頻繁にあります。2人以上が同時に話すと、録音データ上ではそれぞれの声が混ざり合い、どちらの発言も正確に聞き取れなくなります。特に、賛否が分かれる議題での議論や、質疑応答の場面でこの問題が起きやすくなります。
バッテリー切れ・容量不足で途中までしか録れていない
会議の前半は録音できていたが、後半が録れていなかった、という失敗です。ICレコーダーのバッテリー残量や、ストレージの空き容量を事前に確認していなかった場合に起こります。特に、予定より会議が長引いた場合にこのリスクが高まります。録音が途切れていたことに気づくのは、たいてい会議が終わったあとです。
ハイブリッド会議でオンライン側の音声が小さい
会場に集まった対面参加者と、Zoom・Teams等で接続するオンライン参加者が混在するハイブリッド会議は、録音の難易度が最も高い形態です。会場にICレコーダーを置いた場合、対面参加者の声は拾えても、スピーカーから出るオンライン参加者の声が小さく不明瞭になりがちです。逆に、Web会議ツールの録音機能を使った場合は、会場側の音声が割れたりエコーが混入したりすることがあります。
なぜ起きるのか。ICレコーダー1台、スマホ利用の限界
上記の失敗パターンに共通しているのは、「ICレコーダー1台やスマホを机に置くだけでは、会議の音声環境に対応しきれない」という点です。
家電量販店で販売されているICレコーダーやスマホは、個人のメモや取材には十分な性能を持っています。しかし、以下のような条件が重なる会議では、構造的に限界があります。
・参加者が10名を超え、レコーダーからの距離にばらつきがある
・会議室が広く、壁や天井で音が反響する
・空調機器や映像機材など、ノイズの発生源がある
・会議が長時間にわたる
・発言が活発で、同時発言が頻繁に起きる
これらの条件は、委員会・審議会・講演会・シンポジウムなど、議事録の正確性が求められる会議において、ほぼ必ず当てはまるものです。つまり、正確な記録が最も必要な会議ほど、録音の難易度が高いのです。
録音の失敗は、あとから取り返せない
録音の品質が悪かった場合、あとからできることは極めて限られています。
音声編集ソフトを使えば、ノイズの除去や音量の調整はある程度可能です。しかし、そもそもレコーダーに入っていない声を復元することはできません。遠い席の人の発言が録音されていなければ、どんなに編集しても、その発言は永久に失われます。
また、ノイズ除去にも限界があります。ノイズと声の周波数帯が重なっている場合、ノイズを消そうとすると声まで消えてしまいます。エアコンの低い音を除去するのは比較的容易ですが、会議室のざわめきや紙をめくる音など、声と混在するノイズは除去が困難です。
つまり、録音の失敗は「あとから何とかなる」ものではありません。録音の段階で品質を確保しなければ、議事録の精度は上がらないのです。
根本的な解決策——録音の段階からプロに任せる
録音の失敗を防ぐ方法は、大きく2つあります。
1つは、事務局側で録音の知識と機材を揃え、毎回の会議で適切な録音体制を組むこと。しかし、これには機材への投資、設定の知識、当日の運用ノウハウが必要であり、本来の業務ではない事務局にとっては大きな負担になります。
もう1つは、録音から議事録作成までを、専門業者に一括で任せることです。
弊社「テープ起こし専門タイナーズ」の出張録音サービスでは、この問題を根本から解決します。
高性能レコーダーを複数台、戦略的に配置
会場の広さ、席の配置、反響の具合を確認した上で、半径10メートルの声を拾える高感度マイクをはじめとするプロ仕様の機材を、4〜7箇所に設置します。すべての席からの発言を漏れなく収録できる体制を組みます。
収録中の環境変化にリアルタイムで対応
出席者の移動、声量の変化、空調の変化によるノイズの発生——こうした会議中の環境変化に、担当者がその場で機材を調整して対応します。バッテリーや容量の問題も、プロが管理するため発生しません。
発言者を記録
録音と同時に、記録係が「誰がいつ発言したか」をメモします。このメモをもとに原稿を作成するため、発言者ごとに区分された議事録に仕上がります。音声データだけでは不可能な「発言者の特定」を、人の手で確実に行います。
録音品質を熟知した者がテープ起こし
収録した音声データは、そのまま弊社のテープ起こし部門が原稿化します。当日の収録状況を熟知した者が文字起こしを行うため、聞き取り不能箇所が極めて少ない、精度の高い原稿をお届けできます。
Web会議にも対応
オンライン会議やハイブリッド会議の場合は、弊社の技術者がZoom・Teams等に参加して収録と発言者記録を行います。「オンライン側の声だけ小さかった」という問題を回避できます。
東京、大阪を中心に、全国の会場に出張いたします。
次の会議からは、「録音したのに使えない」という問題を、根本からなくすことができます。
まとめとして
会議を録音したのに文字起こしできない。この問題の原因は、文字起こしの工程ではなく、録音の段階にあります。
ICレコーダー1台またはスマホを机に置くだけでは、参加人数の多い会議、広い会場、ノイズの多い環境には対応しきれません。そして、録音の失敗はあとから取り返すことができません。
正確な議事録が求められる会議こそ、録音の段階からプロに任せる体制が有効です。録音・発言者記録・テープ起こしを一括で依頼することで、事務局の負担を軽減しながら、確実に高品質な記録を残すことができます。
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