Zoom、Microsoft Teams、Google Meet——オンライン会議が当たり前になった今、多くの会議がWeb上で行われています。
これらのツールには録音・録画機能が標準で搭載されており、ボタン一つで会議の記録を残すことができます。録音のハードルは、かつてないほど下がりました。
しかし、「録音できた」ことと「議事録が作れた」ことは、まったく別の話です。
録音データは手元にある。でも、そこから先——誰が何を言ったのかを整理し、読める形の議事録に仕上げる工程が、大きな負担になっている。そんな声が増えています。
録音はできる。しかし、その先が大変
Web会議ツールの録音機能を使えば、会議の音声データそのものは簡単に残せます。問題は、そのデータを議事録にする過程にあります。
長時間の録音データを、最初から最後まで聴き直す必要がある
2時間の会議を録音すれば、2時間分の音声データが残ります。議事録を作成するには、これを最初から聴き直しながらテキスト化していく必要があります。聞き取りにくい箇所は何度も巻き戻して確認し、文脈から内容を判断する作業が続きます。会議の倍以上の時間がかかることも珍しくありません。
誰が話しているのかが、わからない
録音データを再生しても、声だけで「この発言は誰のものか」を特定するのは容易ではありません。参加者が5名程度であれば声の区別がつくこともありますが、10名を超える会議では、声質が似ている参加者がいたり、初めて参加した方の声を聞き分けられなかったりします。「○○委員が□□と発言した」という形式の議事録を求められる場合、発言者の特定だけで膨大な時間がかかります。
回線の問題で、音声の品質が安定しない
Web会議の音声品質は、参加者それぞれの通信環境に左右されます。回線が不安定な参加者の発言は途切れたり、音が割れたりすることがあります。また、マイク環境も人によってまちまちです。ヘッドセットを使っている人、ノートPCの内蔵マイクで参加している人、周囲に雑音がある環境の人——こうした差が、録音データの品質にそのまま表れます。
聞き取りにくい箇所を確認するために何度も再生し、それでもわからなければ空欄にするか、他の参加者に確認を取る。この作業の積み重ねが、議事録作成の大きな負担になっています。
ハイブリッド会議は、さらに難しい
会場に集まった対面参加者と、オンラインで接続する参加者が混在するハイブリッド会議は、録音と議事録作成の難易度が最も高い形態です。
対面とオンラインで音量差が出る
会場にICレコーダーを置いた場合、目の前にいる対面参加者の声はクリアに録れますが、スピーカーから出るオンライン参加者の声は小さく不明瞭になりがちです。逆に、Web会議ツールの録音機能を使うと、オンライン参加者の声は録れても、会場側の音声がスピーカーを経由するため、エコーや音の劣化が発生します。
録音方法が分断される
会場の録音とオンラインの録音を別々に行う場合、2つの音声データを突き合わせて議事録を作る必要があります。同じ時間帯の発言を2つのデータから確認し、どちらのデータがより聞き取りやすいかを判断しながら文字起こしを進める——この作業は非常に手間がかかります。
会場側の「マイクに乗らない声」が記録されない
対面参加者同士の小声のやりとり、資料を指しながらの補足説明、マイクを通さない質疑応答。こうした発言は、Web会議ツールの録音にはほとんど入りません。しかし、議事として重要な内容が含まれていることは少なくありません。
ハイブリッド会議では、「どちらの音声も中途半端にしか録れていない」という事態が起きやすいのです。
Web会議にも「録音のプロが入る」という方法
こうした課題に対して、Web会議に録音の専門技術者が参加し、収録から議事録作成までを一括で対応するという方法があります。
技術者がオンライン会議に参加して収録する
弊社の録音担当者が、Zoom・Teams等のWeb会議に直接参加します。参加者の一人として会議に入り、音声を高品質で収録します。ツールの標準録音機能とは異なり、収録に特化した環境・設定で録音を行うため、安定した品質の音声データを確保できます。
収録しながら、発言者を記録する
録音と同時に、担当者が「誰がいつ発言したか」をリアルタイムで記録していきます。Web会議では画面上に発言者の名前が表示されるため、対面会議以上に正確な発言者記録が可能です。この記録をもとに原稿を作成するので、発言者ごとに区分された議事録に仕上がります。
ハイブリッド会議には、会場常駐＋オンライン参加で対応
ハイブリッド形式の場合は、会場に技術者が常駐してプロ仕様の機材で対面参加者の声を収録しつつ、同時にオンライン側の音声も収録します。会場とオンラインの音声を統合した形で録音できるため、「どちらかの声だけ小さい」という問題が発生しません。
録音から議事録作成まで一括対応
収録した音声データは、そのまま弊社のテープ起こし部門が原稿化します。当日の収録状況を熟知し、発言者記録も手元にある状態で文字起こしを行うため、精度の高い原稿をお届けできます。事務局が長時間の録音データを聴き直す必要はありません。
どんな場面で活用されているか
オンラインで開催される審議会・委員会
コロナ禍以降、自治体の審議会や委員会がオンラインで開催されるケースが増えました。委員が全国各地から参加する場合も、弊社の技術者がWeb会議に入って収録・記録を行います。会場に集まる必要がないため、出張費を抑えられるメリットもあります。
全国から参加者が集まるシンポジウムのオンライン配信
登壇者が会場にいて、聴衆がオンラインで参加するハイブリッド形式のシンポジウムでは、会場側とオンライン側の両方の音声を高品質で記録する必要があります。質疑応答でオンライン聴衆からの質問も含めて、漏れなく記録します。
本社と支社をつないだハイブリッド形式の会議
本社の会議室に一部の出席者が集まり、支社や在宅勤務の出席者がオンラインで参加する——こうした日常的な会議でも、議事録の正確性が求められる場面があります。取締役会、経営会議など、公式な記録として残す必要がある会議では、録音から一括で任せる体制が有効です。
研究者が遠隔地から参加する学術会議・研究会
大学や研究機関の会議では、参加者が国内各地に分散していることが一般的です。研究発表や議論の内容を正確に記録として残すために、ご利用いただいています。
弊社「テープ起こし専門タイナーズ」では、対面の出張録音と同じ品質で、Web会議の収録から議事録作成までを一括でお引き受けしています。
まとめますと・・・
Web会議の録音は、ボタン一つで簡単にできます。しかし、その録音データから議事録を作成する工程には、多くの手間と時間がかかります。
長時間の音声データの聴き直し、発言者の特定、聞き取りにくい箇所の確認——これらの作業が、会議のたびに事務局の業務としてのしかかります。ハイブリッド会議では、この負担がさらに大きくなります。
Web会議に録音のプロが参加し、収録・発言者記録・文字起こし・議事録作成を一括で対応することで、事務局は「納品された原稿を確認するだけ」になります。
「録音データはあるのに、議事録がなかなかできあがらない」という状況でお困りの方は、一度ご相談ください。
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