アス テープ起こしタイナーズのブログ

委員会議事録の作成にあたり事務局に(小さな声で)言いたいこと

time 2020/08/15

委員会議事録の作成にあたり事務局に(小さな声で)言いたいこと

こないだちょっと触れたのですが、来週、大阪に出張録音にうかがうことになりました。

大阪市内の出張録音をご希望なのだけど。。。


予算面をクリアして、晴れてご依頼をいただけることになりました。

依頼者様も、当社も「ホッ」です。

 
最高気温が37℃になりそうな大阪ですので、電車で行こうか車で行こうかちょっと迷っています。

(交通費は電車代でいただいていますので、車ですと高速代がバカ高い。。。どうしよう)

 
で、依頼者様とレコーダーの配置場所をイメージするため、打ち合わせをしたところ、当日は長机が「コ」の字に並んでいて、そこに委員の先生方が座っていらっしゃる。そして、少し離れたところに事務局がいらっしゃる、とのこと。

委員会でよくある形ですので、とくにイレギュラーはなさそうだなと思っていたところ、依頼者様から次の一言

「この現場、委員の机にレコーダーを置いちゃいけないんです」

 
なんでも、事務局が委員の近くには置かないでほしいと言っているらしく、昨年の同委員会のときには、「コ」の時の間に小さな机を置いて、その上にレコーダーをちょこんと載せて録音したらしく、ぜんぜんしっかり録音できておらず、議事録作成に苦労したとのことです。

 
この種の話、とても珍しいのですが、当社では過去に一度、例があります。

このとき、委員の先生方と事務局が座っている場所から遠くのところにレコーダーを置いて収録をしました。

 
おそらく今回も近しい状況になりそうですね。

依頼者様いわく「委員の机に置かなければ、離れていればOK」ということですので、依頼者様が昨年なさったように「コ」の時の間に小さな机を置いてそこにレコーダーを置くのと、あとは、離れたところに複数台設置しましょうかね、とイメージしています。

 
当社、全国各地の委員会の現場に行っていますので(網羅してませんが)、この手の行政(事務局)のお考えに接する機会が多いのですが、たぶん、とても丁寧なんです。「委員の方に迷惑をかけちゃいけない」という思いがおそらく働いて、それで「レコーダーを近くに置かないでほしい」ということになるのかなと思います。

このお気持ち、分からないでもないですが、当社が経験した限りですと、近くにちっちゃなレコーダーを置いてそれを迷惑に思っている委員の先生っていらっしゃらないんですよね。むしろ「これで収録するの?こんなちっちゃいので?すごいね。ごめん私ちょっと活舌が割るかもしれないよ」と、レコーダーに興味津々で楽しんでいらっしゃる方が結構いらっしゃるんです。

あとは別に興味を示さない委員の先生。少なくとも、近くにレコーダーがあることに過敏に反応する委員の先生に出会ったことはありません。

そういう経験もあり、別にご迷惑ではないような気がしますのと、そもそも議事録を残すための収録ですので、わざわざ収録がしづらくなる「発言者の近くに収録機器を置いちゃダメ」っていうのは主旨が変わってきていると思います。むしろ事務局としては議事録作成のためにレコーダーを近くに配置することを委員の先生方にご理解いただくことが必要なんじゃないかと思います。

ちなみに最後に自慢ですが、当社のレコーダーは直径5メートルをバッチリ拾う超高性能の機器ですので、委員の先生方の近くに配置しなくてもまったく問題ありません。(そりゃまあ近くに置けるに越したことはありませんがね。)

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議事録作成はケバ取りが適しています。